Como cumplir la ley si utilizas WhatsApp Business

Hay que reconocer que WhatsApp Business es una herramienta que nos facilita mucho la comunicación entre los miembros del despacho y también con nuestros clientes. Sin embargo, el uso correcto, por parte de las empresas, de esta aplicación requiere el asesoramiento de especialistas, no tanto técnico como legal. Y es que la especial regulación, que las distintas administraciones han hecho de la protección de datos, implica que estén permitidas algunas acciones y no otras. Si tienes en cuenta que la ignorancia no es eximente, imaginarás la importancia que tiene ese asesoramiento para no incurrir en ilegalidad.

La necesidad de una consultoría para el tratamiento de los datos

Si eres empleador y quieres hacer un grupo en WhatsApp para las comunicaciones internas con tus trabajadores, lo primero que debes hacer es informarles sobre su creación y la conveniencia de su presencia en el mismo. Ellos, a su vez, pueden aceptarlo o rechazarlo, especialmente, si, además, se trata de sus teléfonos particulares. Por otro lado, en cualquier momento, tienen la posibilidad de revocar ese consentimiento y ejercer sus derechos ante el responsable del tratamiento de datos. Genéricamente, estos son el de acceso, rectificación, supresión, etc. Así, deben saber previamente qué medios tienen a su disposición y cuáles son los cauces para hacerlos valer. Debes tener en cuenta que pueden recurrir a un representante legal para ejercer sus derechos. En cualquier caso y para tu tranquilidad, en Lant Abogados disponemos de los protocolos más adecuados para que no te cause problemas la mensajería interna. Además, te asesoramos con las medidas de seguridad más innovadoras para proteger toda la información.

En el caso de que desees establecer un canal de comunicación con tus clientes o como primer contacto usando la aplicación WhatsApp Business, son muchas las cosas que debes tener en cuenta. En primer lugar, debes asesorarte sobre la licitud de ese tratamiento que describe el artículo 6 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). También debes cumplir con lo que señala el artículo 13. Esto es, te tienes que identificar, les tienes que informar sobre los fines a los que se va a aplicar el tratamiento de sus datos y la base jurídica en la que te apoyas para eso. La aplicación cuenta con una función que posibilita la obtención del consentimiento. Respecto a los fines, es muy importante que solo la dediques para informar o hacer publicidad y, bajo ningún concepto, para aportar datos delicados porque te pueden sancionar.

Lo mejor es que cuentes con un servicio legal especializado y con experiencia. En Lant Abogados, desde el año 2000, venimos asesorando a las empresas para que establezcan sistemas de protección de datos. Además, contamos con desarrollos de software propios que te ayudan a su implementación.

¿Tu empresa está preparada para cumplir con el RGPD?

Como puedes ver, son varias las cosas que debes tener en cuenta para no incumplir la normativa con la aplicación de WhatsApp Business. Así, por ejemplo, no puedes crear grupos de clientes, donde unos puedan ver los datos de otros, como hacemos en la aplicación normalmente. Sin embargo, para eso, existen listas de difusión que podrán cumplir la misma función de manera individualizada. Eso sí, para hacerlo, es fundamental que cuentes con el consentimiento de las personas a las que vas a enviar esa información o publicidad. Por otra parte, si no cuentas aún con un sistema de protección de datos en tu empresa, o no tienes claro si lo estás haciendo bien, no te arriesgues. Las sanciones y multas son cuantiosas. En Lant Abogados, disponemos de este tipo de servicios, sea del sector que sea tu empresa, adaptamos tu sistema de protección de datos a la normativa y resolvemos todas las dudas que te puedan surgir.

En el caso de utilizar para comunicaciones en tu empresa, WhatsApp Business, te contamos que se debe cumplir con respecto a la LOPD